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Hier erfahren Sie mehr über das Thema Downloads.

Über den Datei Browser können Downloadlinks für einzelne Dateien, Ordner oder ganze Datenräume erstellt werden.

Um Download-Links erstellen zu können benötigen Sie als Benutzer mindestens das Recht "Dateien freigeben"
für den entsprechenden Datenraum.

Die Downloadfreigabe erfolgt immer über folgendes Icon.
ICON

Datei zum Download freigeben

Um eine Datei zum Download freigeben zu können benötigen Sie in dem entsprechendem Datenraum das Recht "Datei freigeben"
Den Downloadlink erstellen Sie indem Sie in diesem Ordner die Datei anwählen bzw. markieren und das im Schaubild markierte Icon aktivieren.

Ordner zum Download freigeben

Sie haben die Möglichkeit ganze Ordner zum Download freizugeben. Dazu gehen Sie in den Datenraum bzw. untergeordnetem Datenraum indem sich der Ordner befindet. Den Downloadlink erstellen Sie indem Sie den Ordner anwählen bzw. markieren und das im Schaubild markierte Icon aktivieren. Die Dateien in diesem Ordner werden beim Download als ZIP Archiv zur Verfügung gestellt.


Nach der Freigabe können Sie im folgenden Fenster noch Einstellungen wie z.B. Ablaufdatum, Passwort
oder Benachrichtigungen vornehmen


In den erweiterten Einstellungen können Sie z.B. den Hersteller verbergen oder die Daten Anzeigen lassen, Anmerkungen hinzufügen oder die maximale Anzahl an Downloads limitieren.

Datenraum zum Download freigeben

Sie haben die Möglichkeit ganze Datenräume oder untergeordnetem Datenraum zum Download freizugeben.
Den Downloadlink erstellen Sie indem Sie den Datenraum anwählen bzw. markieren und das im Schaubild markierte Icon aktivieren.
Die Dateien in diesem Verzeichnis werden beim Download als ZIP Archiv zur Verfügung gestellt.


Hier finden Sie eine detallierte Erläuterung zur Erstellung von Downloadlinks.
Diese Darstellung gilt sowohl für für die Freigabe von Dateien, Ordnern und Datenräumen.

Nachdem Sie das Download-Icon angeklickt haben öffnet sich folgendes Fenster:

Ablaufdatum:
Nach Ablauf des Datums wird der Download-Link dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Datei selbst bleibt weiterhin bestehen.

Ohne Ablaufdatum:
Den Haken setzen, sofern der Download-Link
kein Ablaufdatum haben soll.

Benachrichtigungen bei Downloads:
Sobald eine Datei über die Download-Freigabe heruntergeladen wurde, werden Sie per E-Mail darüber informiert.

Zeige Username/E-Mail des Erstellers:
Dem Empfänger des Download-Links wird der Benutzername bzw. die E-Mail-Adresse des Download-Link Erstellers angezeigt.

Ersteller nicht anzeigen:
Den Haken setzen, sofern der Download-Link Ersteller nicht angezeigt werden soll.

Kommentar:
Dieser Kommentar wird dem Download-Link Empfänger zusätzlich angezeigt (max. 250 Zeichen).

Maximal erlaubte Downloads:
Die Anzahl der maximalen Downloads eintragen. Bleibt dieses Feld leer, so ist die Anzahl der Downloads nicht begrenzt.

Benachrichtigung bei Download:
Sobald die Datei über den Download-Link heruntergeladen wurde, wird der Download-Link Ersteller per E-Mail darüber informiert.

Passwort:
Sollte ein Passwort gesetzt sein, muss dieses der Empfänger beim Aufruf des Download-Links eingeben.
Ohne das korrekte Passwort kann die Datei nicht heruntergeladen werden.


Um den geltenden Sicherheitsbestimmungen gerecht zu werden müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

  • mindestens 8 Zeichen
  • Buchstaben und Ziffern

Sollten über die Systemeinstellungen keine schwachen Passwörter erlaubt sein, müssen noch zusätzliche Kriterien erfüllt werden:

  • mindestens ein Sonderzeichen
  • Groß- und Kleinschreibung

Das Passwort wird nicht per E-Mail versendet und sollte daher dem Empfänger auf anderem Wege mitgeteilt werden.

 

Hinweis

Sofern ein Download-Link für eine Datei mit der Klassifizierung "Vertraulich" oder "Streng vertraulich" erstellt wird,
ist die Vergabe eines Passworts notwendig.


Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, den Download-Link direkt per E-Mail zu versenden.
Die Einstellungen in dieser Option werden adaptiv in den oben bereits beschriebenen Einstellungsoptionen
vorgenommen.

In der zweiten Registerkarte unter Einstellungen finden Sie die Option "Freigabe via E-Mail"

Freigabe via E-Mail senden an:
Die E-Mail-Adressen der Empfänger eintragen. Mehrere Empfänger müssen durch ein Semikolon ';' getrennt werden.

Betreff:
Betreff für die E-Mail eintragen.

Kommentar:
Kommentar für die E-Mail eintragen.


Sobald der Download-Link über den Button "Freigabe erstellen" erstellt wurde, wird folgendes Fenster angezeigt

Download-Link:
Neben der Anzeige des Download-Links kann dieser durch einen Klick auf "Link kopieren" direkt in die Zwischenablage kopiert werden, so dass er sehr komfortabel in anderen Programmen wiederverwendet werden kann.

Informationen:
Neben dem Dateinamen werden die vorher eingestellten Informationen, wie z.B. Ablaufdatum
und die Optionen für Benachrichtigung bei Download sowie Passwort für Download-Links angezeigt.


Nach Erstellung der Downloadlinks hat man die Möglichkeit diese einzusehen

Im Dateibrowser wird die Anzahl der erstellten Downloadlinks direkt hinter dem Download-Icon angezeigt wie im Schaubild dargestellt


Eine weitere Möglichkeit zum Einsehen der Downloadlinks ist über das Menü "Download-Links & Upload-Konten" unter dem Punkt
"Meine Download-Links". Dort können alle selbst erstellten Download-Links eingesehen werden.

Neben dem Dateinamen werden noch folgenden Informationen angezeigt:

Erstellt am:
Datum, wann der Download-Link erstellt wurde.

Ablauf am:
Ablaufdatum des Download-Links. Nach Ablauf des Datums wird der Download-Link inklusive aller Download-Link Einstellungen automatisiert und dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Datei selbst bleibt weiterhin bestehen.

Klassifizierung:
Folgende Klassifikationen sind möglich:
Öffentlich / Nur für interne Nutzung / Vertraulich / Streng vertraulich

Downloads:
Anzahl, wie oft die Datei heruntergeladen wurde. Sofern ein Limit eingestellt wurde, wird dies zusätzlich mit angezeigt.

Einstellungen:

Sofern die Einstellungen aktiviert wurden, werden diese dunkelgrau angezeigt.

ICON per Mail versendet
Der Download-Link wurde per E-Mail gesendet
ICON Benachrichtigung bei Download aktiv
 Eine Benachrichtigung bei Download der Datei ist aktiviert
ICON Passwort geschützt
 Der Download-Link ist per Passwort geschützt
Hinweis

Wenn man mit der Maus über das E-Mail Symbol fährt, werden die Mail-Adressen für die Freigabe angezeigt

Aktionen:

Der Download-Link kann hier gelöscht, der Link in die Zwischenablage kopiert oder per E-Mail über ein E-Mail-Programm des PCs
gesendet werden. Analog zu den eigenen Download-Links kann ein Admininistrator über das Menü "Download-Links & Upload-Konten" unter den Menüpunkt "Alle Download-Links" die vorhandenen Download-Links aller Benutzer einsehen.
Zusätzlich wird hier die Information angezeigt durch welchen Benutzer der Download-Link erstellt wurde.

Die erstellten Download-Links können über das Menü "Download-Links & Upload-Konten" über den Menüpunkt "Meine Download-Links" eingesehen und nachträglich per E-Mail über das E-Mail-Programm des PCs gesendet werden.

Durch klicken auf das Briefumschlag-Icon in der Spalte "Aktionen" öffnet sich automatisch das E-Mail Programm des PCs
und der Downloadlink kann per E-Mail versendet werden:

Bestehende Downloadlinks können über das Menü "Download-Links & Upload-Konten" unter dem Menüpnukt
"Meine Download-Links" eingesehen und gelöscht werden.

Der Downloadlink wird inklusive aller Downloadlink Einstellungen dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Datei selbst bleibt weiterhin bestehen, bis diese manuell gelöscht wird.

SCHAUBILD - DL löschen

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