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Data Rooms anlegen & verwalten

7.1 Data Room-Verwaltung aufrufen

Klicken Sie in der Toolbox auf Data Rooms verwalten:

Abbildung 39 Data Rooms verwalten

Danach wird Ihnen eine Liste der bestehenden Data Rooms auf der obersten Ebene angezeigt.

7.2 Data Room anlegen

Um einen neuen Data Room anzulegen, klicken Sie auf:

Abbildung 40 Data Rooms anlegen

Ihnen muss die Rolle Data Room-Manager zugewiesen worden sein, damit Sie Data Rooms auf der obersten Ebene der krz DataBox anlegen können. Wenn Sie diese Rolle nicht besitzen, ist die obige Schaltfläche nicht sichtbar.

Das Anlegen von Data Rooms erfolgt in drei Schritten, die über entsprechende Registerkarten abgebildet werden:

  1. Eigenschaften des Data Rooms festlegen
  2. Einzelne Benutzer als Data Room Admins ernennen
  3. Ggf. Benutzergruppen als Data Room Admins ernennen
Eigenschaften
Abbildung 41 Data Room Eigenschaften

Name:

Der Name des Data Rooms (max. 150 Zeichen)

Gesamtgröße beschränken:

Hier können Sie den verfügbaren Speicherplatz für den Data Room beschränken. Die Speicherplatz-Beschränkung wird als "Quota" bezeichnet.

Papierkorb aktivieren:

Ist die Option aktiv, dann werden alle künftig gelöschten Dateien in diesem Data Room zuerst in den Papierkorb verschoben. Mehr über das Arbeiten mit dem Papierkorb unter "Papierkorb" beschrieben.

Ist die Funktion "Papierkorb aktivieren" aktiv, dann sind zusätzliche Optionen auswählbar:

Automatisches Löschen der Dateien im Papierkorb:

Nach Ablauf der eingestellten Vorhaltezeit werden die Dateien automatisch endgültig aus dem Papierkorb gelöscht.

Admin-Benutzer

Unter Admin-Benutzer ist es möglich, einen oder mehrere Benutzer als Data Room Admins des Data Rooms festzulegen:

Abbildung 41 Data Room Admin

7.3 Untergeordneten Data Room anlegen

Durch Klick auf das "+" unter "Data Rooms verwalten" kann ein neuer Data Room hinzugefügt werden, der sich unterhalb des ausgewählten Data Rooms befinden wird.

Abbildung 42 Untergeordnete Data Rooms anlegen

Die Anlage von untergeordneten Data Rooms erfolgt in zwei Schritten, die über entsprechende Registerkarten abgebildet werden:

Eigenschaften
Abbildung 43 Untergeordnete Data Rooms Eigenschaften

Name:

Der Name des untergeordneten Data Rooms (max. 150 Zeichen)

Papierkorb aktivieren:

Ist die Option aktiv, dann werden alle künftig gelöschten Dateien in diesem Data Room zuerst in den Papierkorb verschoben. Mehr über das Arbeiten mit dem Papierkorb ist unter "Papierkorb" beschrieben.

Ist die Funktion "Papierkorb aktivieren" aktiv, dann sind zusätzliche Optionen auswählbar:

Automatisches Löschen der Dateien im Papierkorb:

Nach Ablauf der eingestellten Vorhaltezeit werden die Dateien automatisch endgültig gelöscht.

HINWEIS: Die Papierkorb Funktion kann unabhängig von Data Room aktiviert werden.

Data Room Admins

Unter "Data Room Admins" ist es möglich, verschiedene Data Room Admins festzulegen.

Abbildung 43 Untergeordnete Data Room Admins

7.4 Data Room/untergeordneten Data Room bearbeiten

Durch einen Klick auf "Bearbeiten" ist es möglich Data Rooms zu bearbeiten.

Abbildung 44 Data Room bearbeiten
Eigenschaften

Unter Eigenschaften ist es möglich, den Namen des Data Rooms zu ändern und die Einstellungen für die Papierkorb-Funktion anzupassen.

Abbildung 45 Data Room Eigenwschaften bearbeiten
Benutzer

Unter "Benutzer" ist es möglich, die Data Room Admins neu zu bestimmen und die Rechte der zugewiesenen Benutzer zu bearbeiten.

Abbildung 46 Data Room Zugewiesene Benutzer
Benutzergruppen

Unter "Benutzergruppen" ist es möglich, die Rechte für diverse Benutzergruppen neu zu definieren.

Abbildung 47 Data Room Zugewiesene Gruppen
Vererbung von Berechtigungen

Neu in Version 4: Beim Anlegen eines untergeordneten Data Rooms werden die bestehenden Berechtigungen des übergeordneten Data Rooms automatisch auf den untergeordneten Data Room übertragen (vererbt), sodass Sie diese für den untergeordneten Data Room nicht erneut vergeben müssen. Sollte dies nicht gewünscht sein, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Vererbung aktiv im Dialogfeld Data Room hinzufügen. Dann muss jedoch für den neuen untergeordneten Data Room ein Admin-Benutzer oder eine Admin-Gruppe neu angegeben werden sowie ggf. weitere Berechtigungen für weitere Benutzer.

Abbildung 48 Data Room Benutzerrechte erben

7.5 Data Room/untergeordneten Data Room löschen

Abbildung 49 Data Rooms löschen

Nach einem Klick auf "Löschen" wird folgendes Bild angezeigt.

Abbildung 50 Data Rooms löschen bestätigen

Mit einem Klick auf "Data Room löschen" kann der ausgewählte Data Room gelöscht werden.