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 Download-Links erstellen & verwalten

10.1 Eine Datei zum Download freigeben

Über den Datei Browser können Download-Links für einzelne Dateien erstellt werden.

Um Download-Links erstellen zu können benötigt der Benutzer mindestens das Recht "Dateien freigeben" für den entsprechenden Data Room.

Datei freigeben

10.2 Einen Ordner zum Download freigeben

Zusätzlich können auch ganze Ordner freigegeben werden. Die Dateien in diesem Ordner werden beim Download als ZIP Archiv zur Verfügung gestellt.

Ordner freigeben

10.3 Einen ganzen Data Room zum Download freigeben

Ebenso können auch Datarooms bzw. Subrooms freigegeben werden. Die Dateien in diesem Room werden beim Download als ZIP Archiv zur Verfügung gestellt.

Abbildung 79 Data Room freigeben

Nach einem Klick auf das Icon Abbildung 75 Download-Link erstellen Iconwird folgendes Fenster angezeigt:

Zum Dowload freigeben

Ablaufdatum:
Nach Ablauf des Datums wird der Download-Link dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Datei selbst bleibt weiterhin bestehen.

Ohne Ablaufdatum:
Den Haken setzen, sofern der Download-Link kein Ablaufdatum haben soll.

Zeige Vorname + Name des Erstellers:
Dem Empfänger des Download-Links werden der Vorname und Nachname des Download-Link Erstellers angezeigt.

Zeige Username/E-Mail des Erstellers:
Dem Empfänger des Download-Links wird der Benutzername bzw. die E-Mail Adresse des Download-Link Erstellers angezeigt.

Ersteller nicht anzeigen:
Den Haken setzen, sofern der Download-Link Ersteller nicht angezeigt werden soll.

Kommentar:
Dieser Kommentar wird dem Download-Link Empfänger zusätzlich angezeigt (max. 250 Zeichen).

Maximal erlaubte Downloads:
Die Anzahl der maximalen Downloads eintragen. Bleibt dieses Feld leer, so ist die Anzahl der Downloads nicht begrenzt.

Benachrichtigung bei Download:
Sobald die Datei über den Download-Link heruntergeladen wurde, wird der Download-Link Ersteller per E-Mail darüber informiert.

Passwort:
Das Passwort muss der Empfänger beim Aufruf des Download-Links eingeben. Ohne das korrekte Passwort kann die Datei nicht heruntergeladen werden.

Das Passwort wird nicht per E-Mail versendet und sollte daher dem Empfänger auf anderem Wege mitgeteilt werden. Das Passwort muss folgende Kriterien erfüllen:

  • mindestens 8 Zeichen
  • Buchstaben und Ziffern  

Sollten über die Systemeinstellungen keine schwachen Passwörter erlaubt sein, muss das Passwort noch zusätzliche Kriterien erfüllen:

  • mindestens ein Sonderzeichen
  • Groß- und Kleinschreibung

Hinweis: Sofern ein Download-Link für eine Datei mit der Klassifizierung "Vertraulich" oder "Streng vertraulich" erstellt wird, ist die Vergabe eines Passworts notwendig.

Download-Link für vertrauliche Dateien - Passwort vergeben

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, den Download-Link direkt per E-Mail zu versenden:

Download-Link per E-Mail versenden

Freigabe via E-Mail senden an:

Die E-Mail-Adressen der Empfänger eintragen. Mehrere Empfänger müssen durch ein Semikolon ';' getrennt werden.

Betreff:
Betreff für die E-Mail eintragen.

Kommentar:
Kommentar für die E-Mail eintragen.

 

Sobald der Download-Link über den Button "Freigabe erstellen" erstellt wurde, wird folgendes Fenster angezeigt:

Info Download-Link erstellt

Download-Link:
Neben der Anzeige des Download-Links kann dieser durch einen Klick auf "Link kopieren" direkt in die Zwischenablage kopiert werden, so dass er sehr komforatbel in anderen Programmen wieder verwendet werden kann.

Informationen:
Neben dem Dateinamen werden die vorher eingestellten Informationen, wie z.B. Ablaufdatum und die Optionen für Benachrichtigung bei Download sowie Passwort für Download-Links angezeigt.

10.4 Download-Links einsehen

Im Dateibrowser wird die Anzahl der erstellten Download-Links je Datei direkt hinter dem Abbildung 81 Download-Link Icon Icon anzeigen:

Anzahl Download-Link je Datei.JPG

Über "Download-Links & Upload-Konten" - "Meine Download-Links" können die selbst erstellten Download-Links eingesehen werden:

Meine Download-Links und Upload-Konten

Neben den Dateinamen wird noch folgendes angezeigt:

Erstellt am:
Datum, wann der Download-Link erstellt wurde.

Ablauf am:
Ablaufdatum des Download-Links. Nach Ablauf des Datums wird der Download-Link inklusive aller Download-Link Einstellungen automatisiert und dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Datei selbst bleibt weiterhin bestehen.

Klassifizierung:
Klassifizierung der Datei. Folgende Klassifikationen sind möglich: Öffentlich, Nur für interne Nutzung, Vertraulich und Streng vertraulich.

Downloads:
Anzahl, wie oft die Datei heruntergeladen wurde. Sofern ein Limit eingestellt wurde, wird dies zusätzlich mit angezeigt.

Einstellungen:
Sofern die Einstellungen aktiviert wurden, werden diese dunkelgrau angezeigt.

Abbildung 90 Download-Link per E-Mail versendet IconDer Download-Link wurde per E-Mail gesendet

Abbildung 91 Benachrichtigung bei Download Icon Eine Benachrichtigung bei Download der Datei ist aktiviert

Abbildung 92 Dowlload-Link per Passwort geschützt IconDer Download-Link ist per Passwort geschützt

Hinweis: Wenn man mit der Maus über das E-Mail Symbol fährt, werden die Mail-Adressen für die Freigabe angezeigt.

Aktionen:
Der Download-Link kann hier gelöscht, der Link in die Zwischenablage kopiert oder per E-Mail über ein E-Mail-Programm des PCs gesendet werden.

Analog zu den eigenen Download-Links kann ein Data Space Admin über "Download-Links & Upload-Konten" - "Alle Download-Links" die Download-Links aller Benutzer einsehen. Hier wird zusätzlich angezeigt, durch welchen Benutzer der Download-Link erstellt wurde.

10.5 Download-Links/Freigabe löschen

Die Download-Links können über "Download-Links & Upload-Konten" - "Meine Download-Links" eingesehen und gelöscht werden:

Download-Links löschen

Der Download-Link inklusive aller Download-Link Einstellungen wird dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Datei selbst bleibt weiterhin bestehen.

10.6 Download-Links per Mail versenden

Die Download-Links können über "Download-Links & Upload-Konten" - "Meine Download-Links" eingesehen und nachträglich per E-Mail über das E-Mail-Programm des PCs gesendet werden

Download-Link per E-Mail versenden

Nach einem Klick auf das Icon Abbildung 96 Icon Download-Link per E-Mail versenden öffnet sich das E-Mail Programm des PCs und die Email kann über dieses gesendet werden:

E-Mail mit einem Download-Link versenden