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Microsoft Outlook Add-In

1.1 Einführung

Wird Microsoft Outlook in den Versionen 2007, 2010, 2013 oder 2016 verwendet, kann die krz DataBox über ein sogenanntes Add-In angebunden werden. Das Add-In ermöglicht es wichtige Grundfunktionen wie das Hochladen oder Freigeben von Dateien schnell und unkompliziert in die Arbeit mit dem Mailprogramm einzubinden.

1.2 Installation

Da die Installation des Outlook Add-Ins benutzerspezifisch ist, benötigen Sie keine Administratorrechte.
Nach Bestätigung der Lizenzvereinbarung wird es mit wenigen Klicks installiert.
Wichtig ist hierbei, dass Outlook neu gestartet werden muss wenn es während der Installation geöffnet war:

Installation Outlook-AddIn

1.3 Konfiguration

1.3.1 Einbettung in Outlook

Das Addin erscheint beim Verfassen oder Weiterleiten einer E-Mail im oberen Menüband von Outlook:

Add-In im Menüband vom Outlook

Die Position und Anzeige von Menübändern kann der Benutzer selber in Outlook einstellen, dies kann über Datei – Optionen – Menüband anpassen (Outlook 2013) eingestellt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie über die Microsoft Hilfe im Outlook.

1.3.2 Anmeldung

Bei der ersten Verwendung von Funktionen wird der Benutzer aufgefordert sich an einem Server anzumelden. Dieser Dialog kann jederzeit über das Menü ‚Einstellungen‘ aufgerufen werden und beinhaltet nachfolgende Optionen:

Outlook Add-In Einstellungen

Sprache:

Das Outlook Add-In erkennt automatisch die Systemsprache von Windows und steht in der aktuellen Version in Deutsch und Englisch zur Verfügung. Wird die Systemsprache nicht erkannt, so wird automatisch das Englische Sprachprofil geladen.

Server: 

Hier muss die URL der krz DataBox eingestellt werden. 

Authentifizierung:

Die Authentifizierung wird dynamisch dargestellt:

Sollte der Server mehr als eine Authentifizierungsmethode anbieten, so wird ein Drop-Down Menü aller möglichen Authentifizierungsmethoden angezeigt.

Outlook Add-In Authentifizierung

E-Mail Adresse: 

E-Mail Adresse des jeweiligen Benutzers. 

Passwort:

Das zugehörige Passwort des Benutzers.

Passwort speichern:

Diese Option kann optional gesetzt werden und verhindert, dass der Benutzer bei Auslaufen der Sitzung seine Anmeldedaten eingeben muss. Das Kennwort wird hierbei synchron verschlüsselt abgelegt.

Vor Mailversand mit Anhängen nachfragen:

Deaktiviert der Benutzer diese Option, so wird er vor dem Versenden einer E-Mail mit Anhang nicht gefragt, ob er diese über die krz DataBox verteilen möchte. (Standard: An)

1.3.3 Proxy-Einstellungen

Das AddIn benötigt für den Zugriff zum Server unter Umständen einen Proxy-Server. Standardmäßig ist dies auf ‚automatische Erkennung‘ eingestellt. Dies bedeutet, dass das Add-In die in der Windows Systemeinstellung hinterlegte Konfiguration verwendet. Sollten dennoch Probleme mit der Verbindung auftreten kann eine manuelle Konfiguration z.B. über den lokalen Netzwerkadministrator notwendig sein.

Outlook Add-In Proxy-Einstellungen

Server und Port:

Hier sind Name oder IP-Adresse sowie Port des Proxies anzugeben.

Anmeldung erforderlich:

Falls für die Nutzung des Proxies eine Authentifizierung nötig sein sollte, muss dieser Haken gesetzt sein.

Benutzername und Passwort:

Die zur Authentifizierung am Proxy notwendigen Zugangsdaten sind entsprechend zu hinterlegen.

 

Mit Klick auf ‚Speichern‘ wird die Verbindung über SSL hergestellt:

Outlook Add-In Verbindung zur krz DataBox hergestellt

1.4 Verwendung

1.4.1 Neue Datei hochladen und freigeben

Diese Option lädt eine lokale Datei in die krz DataBox, erstellt danach einen Download-Link und fügt diesen dazu in die aktuelle E-Mail ein. Zuerst muss eine Datei ausgewählt werden:

Neue Datei hochladen und freigeben

Danach wird der Ziel-Data Room oder -ordner auf der krz DataBox gewählt:

Ziel-Data Room auswählen

Optional kann hierbei für die Datei ein Ablaufdatum hinterlegt werden. Die Datei wird dann mit Klick auf Upload und Freigabe hochgeladen:

Datei Upload

Nachfolgende Einstellungen können für den Download-Link angegeben werden:

Einstellungen für die Freigabe

Ablaufdatum:

Nach Ablauf des Datums wird der Download-Link dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Datei selbst bleibt weiterhin bestehen.

Ohne Ablaufdatum:

Keinen Haken setzen, sofern der Download-Link kein Ablaufdatum haben soll.

Passwort:

 Das Passwort muss der Empfänger beim Aufruf des Download-Links eingeben. Ohne das korrekte Passwort kann die Datei nicht heruntergeladen werden.

Das Passwort wird nicht per E-Mail versendet und sollte daher dem Empfänger auf anderem Wege mitgeteilt werden. Das Passwort muss folgende Kriterien erfüllen:

  • mindestens 8 Zeichen
  • Buchstaben und Ziffern  

Sollten über die Systemeinstellungen keine schwachen Passwörter erlaubt sein, muss das Passwort noch zusätzliche Kriterien erfüllen:

  • mindestens ein Sonderzeichen
  • Groß- und Kleinschreibung

Sofern ein Download-Link für eine Datei mit der Klassifizierung "Vertraulich" oder "Streng vertraulich" erstellt wird, ist die Vergabe eines Passworts notwendig.

Zeichen anzeigen:

Bei dieser Option wird das Passwort im Klartext angezeigt.

Benachrichtigung bei Download:

 Sobald die Datei über den Download-Link heruntergeladen wurde, wird der Download-Link Ersteller per E-Mail darüber informiert.

Mit Klick auf Ok wird der Download-Link in der aktuell geöffneten E-Mail an der Stelle des Cursors platziert und kann ggf. noch angepasst und versendet werden:

Dowload-Link per E-Mail
1.4.2 Vorhandene Datei freigeben

Über die Funktion kann eine Datei freigegeben werden, die bereits in der krz DataBox vorhanden ist. Hierzu wird im Dialog die Datei ausgewählt und danach analog der Download-Link konfiguriert.

Vorhandene Datei freigeben
1.4.3 Dateianhang ersetzen

Ist die Option ‚Vor Mailversand mit Anhängen nachfragen' aktiviert und es exisitieren Anhänge in einer neuen oder weiterzuleitenden E-Mail, dann fragt das Outlook Add-In nach dem Klick auf "Senden", ob diese als Download-Links versendet werden sollen:

Dateianhang ersetzen

Mit Auswahl von ‚Ja' werden die Dateien zum gewählten Ablageort auf der krz DataBox transferiert und nach Konfiguration des Download-Links werden diese (ggf. mehrere) erzeugt und in die Mail kopiert.

1.4.4 Upload-Konto erstellen

Über die Funktion kann ein Upload-Konto erstellt werden. Zuerst muss der entsprechende Data Room, Subroom oder Ordner ausgewählt werden:

Upload-Konto erstellen

Danach können weitere Optionen für das Upload-Konto eingestellt werden:

Upload-Konto Einstellungen

Alias-Name:

Der Alias-Name ist frei wählbar und dient neben der Übersicht auch der Zuordnung des Upload-Kontos zu seinem Nutzen. Der Alias-Name muss systemweit eindeutig sein. Ist er dies nicht, wird dem Benutzer eine entsprechende Meldung angezeigt.

Dateien mit Gesamtgröße

Größe aller Dateien, die über das Upload-Konto hochgeladen werden, eintragen.

Maximal erlaubte Dateianzahl:

Maximale Anzahl der Dateien, welche hochgeladen werden dürfen, eintragen.

Ablaufdatum:

Standardmäßig ist ein Ablaufdatum für Upload-Konten gesetzt. Diese Dauer (z.B. 4 Wochen) kann in den Systemeinstellungen angepasst werden. Nach Ablauf des Datums wird das Upload-Konto dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die hochgeladenen Dateien selbst bleiben weiterhin bestehen.

Ohne Ablaufdatum:

Hiermit wird automatisch das Ablaufdatum deaktiviert.

Benachrichtigung bei Upload:

Sobald eine Datei über das Upload-Konto hochgeladen wurde, wird der Upload-Konto Ersteller per E-Mail darüber informiert.

Kommentar:

Dieser Kommentar wird dem Upload Konto Empfänger zusätzlich angezeigt (max. 250 Zeichen).

 

Nach einem Klick auf "Uploadkonto erstellen" wird das Fenster geschlossen und der Link für das Upload-Konto in die E-Mail eingefügt.

Upload-Konto per E-Mail versenden

1.5 Deinstallation

Die Software kann über die Windows-Systemsteuerung unter Software bzw. Programme deinstalliert werden.

Hinweis: Lokale Einstellungen werden hierbei im Userprofil nicht behalten.

Deinstallieren