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Microsoft Outlook Add-In

1.1 Einführung

Mit dem komplett neu entwickelten Outlook Add-In Version 5 können Sie die krz DataBox in Microsoft Outlook (unter Windows) integrieren und statt herkömmlicher Dateianhänge bequem hochsichere krz DataBox-Freigabelinks versenden.

Outlook AddIn Version 5

Outlook AddIn Freigabelinks
  • Vollautomatische Umwandlung von Dateianhängen in Freigabelinks ohne störende Nachfragen und Unterbrechung des Arbeitsflusses 
  • Verständliche Freigabelinks mit Dateisymbolen statt kryptischer Download-URLs
  • Verwendung verschlüsselter Datenräume
  • Übersicht über alle bereits erstellten Freigaben, Anzahl der Downloads usw.
  • Optimiert für hohe Geschwindigkeit (z.B. keine weitere Verzögerung des Outlook-Starts)

1.2 Systemvoraussetzungen & Installation

1.2.1 Systemvoraussetzungen

Da die Installation des Outlook Add-Ins benutzerspezifisch ist, benötigen Sie keine Administratorrechte.
Nach Bestätigung der Lizenzvereinbarung wird es mit wenigen Klicks installiert.
Wichtig ist hierbei, dass Outlook neu gestartet werden muss wenn es während der Installation geöffnet war

Systemvoraussetzungen: Microsoft Outlook 2010 oder höher (32-bit oder 64-bit)
unter Windows 7 oder höher, krz DataBox Version 4.2;
.NET Framework 4.5 (wird ggf. automatisch heruntergeladen und installiert)

Das Installationspaket finden Sie in Kürze in unserem Downloadbereich

 

1.2.2 Installation

1. Deinstallieren Sie eine ggf. vorhandene ältere Version vom Outlook-Add-In.

2. Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Setup-Datei.

3. Bestätigen Sie die Warnung der Benutzerkontensteuerung (Administrator-Rechte erforderlich).
Möglicherweise zeigt Windows derzeit noch folgende Warnung an:

Windows Warnung

Klicken Sie in diesem Fall auf Weitere Informationen und danach auf Trotzdem ausführen.

4. Das Setup-Programm lädt ggf. fehlende erforderliche Versionen des .NET Frameworks sowie der Visual Studio Tools for Office Runtime automatisch herunter und installiert diese.

5. Klicken Sie auf Installieren, um das Outlook-Add-In Version 5 zu installieren.

6. Wenn Outlook bereits läuft, starten Sie es nach Abschluss der Installation neu, damit das Add-In in Outlook geladen und angezeigt wird.

 

 
1.3 Anmeldung (Login)

Bevor Sie das Outlook-Add-In verwenden können, müssen Sie sich damit bei Ihrer krz DataBox einloggen.

Das rote Ausrufezeichen auf dem krz DataBox-Symbol im Outlook-Menüband zeigt an, dass noch keine Verbindung mit Ihrer krz DataBox besteht:

keine Verbindung zur krz DataBox

1. Um sich einzuloggen, klicken Sie auf das krz DataBox-Symbol im Outlook-Menüband und danach auf Login:

Login

2. Geben Sie die Serveradresse Ihrer krz DataBox ein, und klicken Sie auf Weiter.

3. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein, und klicken Sie auf Login.

Wenn die Anmeldung bei Ihrer krz DataBox erfolgreich war, erscheint auf dem krz DataBox-Symbol statt des Ausrufezeichens ein grünes Häkchen:

Verbindung zur krz DataBox erfolgreich

1.4 Verwendung

1.4.1 Automatisches Umwandeln von Dateianlagen in Download-Freigaben

Standardmäßig ist die automatische Umwandlung von Dateianlagen in Downloadfreigaben aktiv. Dieses Feature bewirkt, dass jede Anlage, die Sie zu einer Mail hinzufügen, in Ihre krz DataBox hochgeladen, eine Download-Freigabe für die hochgeladene Datei erzeugt und ein dazugehöriger Download-Link in die Mail eingefügt wird. Gleichzeitig wird die Anlage von der Mail entfernt.

So nutzen Sie dieses Feature:

1. Fügen Sie eine Anlage zu einer neuen Mailnachricht hinzu (z.B. über den Outlook-Befehl Datei anfügen oder per Drag & Drop).

2. Die Anlage wird  automatisch durch einen Download-Link ersetzt, der in die Nachricht eingefügt wird. Sie können den Link danach an eine beliebige Stelle in Ihrem Mailtext verschieben.

3. Versenden Sie die Nachricht.

4. Sofern Sie noch nicht festgelegt haben, in welchen Datenraum bzw. Ordner in der krz DataBox die Anlage hochgeladen werden soll, zeigt das Add-In ein Dialogfeld an, in dem Sie das gewünschte Speicherziel auswählen können:

Upload- und Freigabeeinstellungen

5. Klicken Sie auf Als Standard speichern. Das Add-In merkt sich Ihre Einstellung für die Zukunft (sie kann jederzeit wieder geändert werden)

6. Das Add-In lädt die Anlage in Ihre krz DataBox hoch.

7. Der Empfänger der Nachricht kann nun die ursprünglich angehängte Datei herunterladen, indem er auf den Download-Link in der Mailnachricht klickt.

 

So deaktivieren Sie dieses Feature bei Bedarf:

Wenn Sie eine Anlage auf herkömmlichem Wege versenden wollen und nicht wünschen, dass diese automatisch in eine Download-Freigabe umgewandelt wird, können Sie die automatische Umwandlung folgendermaßen deaktivieren:

Klicken Sie auf die Schaltfläche, die hier blau umrandet dargestellt wird:

Umwandlung von Dateianhängen deaktivieren

Tipp: Sie können in den Optionen eine Mindestgröße für die automatische Umwandlung festlegen. Hinzugefügte Anlagen, die kleiner sind als die angegebene Mindestgröße, werden dann nie automatisch umgewandelt und immer als Anlage verschickt.
Beispiel: Kleine Dateien (kleiner als 100 KB) immer als Anlagen versenden und nie automatisch in Freigaben umwandeln:

Mindestgröße für die automatische Umwandlung

 

1.4.2 Kennwortschutz für Freigaben

Für zusätzliche Sicherheit können Sie kennwortgeschützte Freigaben erstellen. Der Empfänger muss dann beim Klick auf den Download-Link erst ein von Ihnen festgelegtes Kennwort eingeben, ehe er die Datei herunterladen kann.

Das Kennwort für eine Freigabe kann im Dialogfeld Upload- und Freigabeeinstellungen festgelegt werden.

So legen Sie ein Kennwort für eine Freigabe fest:

1. Klicken Sie auf die Schaltlfäche, die hier blau umrandet dargestellt wird:

Dialogfeld Upload- und Freigabeeinstellungen

2. Klicken Sie auf Sicherheitseinstellungen, sollte der Bereich zusammengeklappt sein:

Sicherheitseinstellungen

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Freigabe-Kennwort. Tippen Sie entweder von Hand das gewünschte Kennwort ein, oder lassen Sie automatisch ein sicheres Kennwort erstellen, indem Sie auf die Würfel-Schaltfläche rechts neben dem Kennwort-Eingabefeld klicken:

Freigabe-Kennwort

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine kennwortgeschützte Freigabe erstellen, wird das Kennwort aus Sicherheitsgründen nicht automatisch in den Mailtext mit eingefügt. Sie sollten daher das Kennwort dem Empfänger auf anderem Wege mitteilen, z.B. per Chat-Nachricht oder SMS.
Sie können die Kopieren-Schaltfläche rechts neben dem Kennwort-Eingabefeld verwenden, um das festgelegte Kennwort in die Zwischenablage zu kopieren (und um sie von dort z.B. mit STRG+V in eine Chat-Nachricht einfügen zu können).

 

1.4.3 Freigaben-Übersicht

Um Ihre bisherigen Freigaben aufzulisten, klicken Sie auf das krz DataBox-Symbol im Outlook-Menüband und danach auf Meine Freigaben:

Meine Freigaben

Es öffnet sich ein Dialogfeld, das alle Ihre bisherigen Freigaben auflistet:

Freigaben Übersicht
  • Sie können in diesem Dialogfeld eine bestehende Freigabe löschen, sodass die freigegebene Datei ab sofort nicht mehr heruntergeladen werden kann.
  • Außerdem können Sie den Downloadlink für eine Freigabe in die Zwischenablage kopieren, wenn Sie diesen z.B. nachträglich an jemanden weiterleiten möchten.

Tipp: Die Befehle stehen auch im Kontextmenü zur Verfügung (Rechtsklick auf einen Eintrag im Dialogfeld).