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Upload-Konten erstellen & verwalten

Auf dieser Seite werden die alltäglichen Arbeiten mit Upload-Konten näher beschrieben.

11.1 Upload-Konto erstellen

Über den Datei Browser können Upload-Konten für Data Rooms, Subrooms oder Verzeichnisse erstellt werden.

Um Upload-Konten erstellen zu können benötigt der Benutzer mindestens das Recht "Dateien und Ordner erstellen" für den entsprechenden Data Room.

Upload-Konto erstellen

Nach einem Klick auf Abbildung 95 Icon Upload-Konten"Upload-Konto erstellen" wird folgendes Fenster angezeigt:

Fenster Upload-Konto erstellen

Alias-Name:

Der Alias-Name ist frei wählbar und dient neben der Übersicht auch der Zuordnung des Upload-Kontos zu seinem Nutzen. Der Alias-Name muss systemweit eindeutig sein. Ist er dies nicht, wird dem Benutzer eine entsprechende Meldung angezeigt.

Maximal erlaubte Dateianzahl:

Maximale Anzahl der Dateien, welche hochgeladen werden dürfen, eintragen. Es kann im zweiten Feld ausgewählt werden zwischen "MB", "GB" und "unbegrenzt".

Dateien mit Gesamtgröße:

Größe aller Dateien, die über das Upload-Konto hochgeladen werden, eintragen.

Ablaufdatum:

Standardmäßig ist ein Ablaufdatum für Upload-Konten gesetzt. Diese Dauer (z.B. 4 Wochen) kann in den Systemeinstellungen angepasst werden. Nach Ablauf des Datums wird das Upload-Konto dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die hochgeladenen Dateien selbst bleiben weiterhin bestehen.

Ohne Ablaufdatum:

Hiermit wird automatisch das Ablaufdatum deaktiviert.

Kommentar:
Dieser Kommentar wird dem Upload Konto Empfänger zusätzlich angezeigt (max. 250 Zeichen).

Benachrichtigung bei Upload:

Sobald eine Datei über das Upload-Konto hochgeladen wurde, wird der Upload-Konto Ersteller per E-Mail darüber informiert.

 

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, den Link für das Upload-Konto direkt per E-Mail zu versenden:

Freigabe via E-Mail für Upload-Konto

Freigabe via E-Mail senden an:

Die E-Mail-Adressen der Empfänger eintragen. Mehrere Empfänger müssen durch ein Semikolon ';' getrennt werden.

Betreff:

Betreff für die E-Mail eintragen.

Kommentar:

Kommentar für die E-Mail eintragen.

 

Sobald das Upload-Konto über den Button "Freigabe erstellen" erstellt wurde, wird folgendes Fenster angezeigt:

Upload-Konto erstellt

Download-Link:

Neben der Anzeige des Upload-Konto Links kann dieser durch einen Klick auf "Link kopieren" direkt in die Zwischenablage kopiert und so sehr komfortabel in anderen Programmen wieder verwendet werden.

Informationen:

Neben dem Alias-Namen werden die vorher eingestellten Informationen, wie z.B. Maximal erlaubte Dateianzahl, Dateien mit Gesamtgröße, Ablaufdatum und die Option für die Benachrichtigung beim Upload angezeigt.

11.2 Upload-Konten einsehen

Im Dateibrowser wird die Anzahl der erstellen Upload-Konten für einen Data, Subroom oder Verzeichnis direkt hinter dem Abbildung 102 Icon Upload-Konten Icon angezeigt:

Anzahl der Upload-Konten

Über "Download-Links & Upload-Konten" - "Meine Upload-Konten" können die selbst erstellen Upload-Konten eingesehen werden:

Meine Upload-Konten

Neben den Alias-Namen wird noch folgendes angezeigt:

Erstellt am:

Datum, wann das Upload-Konto erstellt wurde.

Ablauf am:

Ablaufdatum des Upload-Kontos. Nach Ablauf des Datums wird das Upload-Konto inklusive aller Upload-Konto Einstellungen automatisiert und dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die hochgeladenen Dateien selbst bleiben weiterhin bestehen.

Einstellungen:

Sofern die Einstellungen aktiviert wurden, werden diese dunkelgrau angezeigt.

Abbildung 105 Upload-Konto per E-Mail versendet IconDer Link für das Upload-Konto wurde per E-Mail gesendet.

Abbildung 106 Benachrichtigung bei Upload IconEine Benachrichtigung bei Upload einer Datei ist aktiviert.

Hinweis: Wenn man mit der Maus über das E-Mail Symbol fährt, werden die Mail-Adressen für die Freigabe angezeigt.

Aktionen:

Das Upload-Konto kann hier gelöscht, der zugehörige Link in die Zwischenablage kopiert oder per E-Mail über ein E-Mail-Programm des PCs gesendet werden.

 

Analog zu den eigenen Download-Links kann ein Data Space Admin über "Download-Links & Upload-Konten" - "Alle Upload-Konten" die Upload-Konten aller Benutzer einsehen. Hier wird zusätzlich angezeigt, durch welchen Benutzer das Upload-Konto erstellt wurde.

11.3 Upload-Konten löschen

Die Upload-Konten können über "Download-Links & Upload-Konten" - "Meine Upload-Konten" eingesehen und gelöscht werden:

Upload-Konten löschen

Das Upload-Konto inklusive aller Upload-Konto Einstellungen wird dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die hochgeladenen Dateien selbst bleiben weiterhin bestehen.

11.4 Upload-Konten per Mail versenden

Die Upload-Konten können über "Download-Links & Upload-Konten" - "Meine Upload-Konten" eingesehen und der Link dafür nachträglich per E-Mail über das E-Mail-Programm des PCs gesendet werden:

Upload-Konten per Mail versenden

Nach einem Klick auf das Icon Abbildung 110 Icon Upload-Konto per E-Mail versenden öffnet sich das E-Mail Programm des PCs und die E-Mail kann über dieses gesendet werden:

E-Mail - Upload-Konto