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Mit verschlüsselten Datenräumen arbeiten

1.Mit verschlüsselten Datenräumen arbeiten

Durch die clientseitige Verschlüsselung können Dateien bereits vor dem Upload zu den DataBox-Servern lokal auf dem Endgerät verschlüsselt werden. Diese Verschlüsselung führt dazu, dass nur berechtigte Benutzer, die im Besitz eines entsprechenden Entschlüsselungskennworts sind, diese Dateien wieder entschlüsseln können. Um diese Funktionen nutzen zu können, muss zuerst von einem Konfigurationsmanager die clientseitige Verschlüsselung global aktiviert werden. Anschließend kann ein Raum-Administrator die clientseitige Verschlüsselung für seine Datenräume aktivieren. Die einzelnen Schritte sind in diesem Kapitel ausführlich erklärt.

2.Clientseitige Verschlüsselung für die DataBox aktivieren

Die clientseitige Verschlüsselung kann in den Einstellungen für die gesamten DataBox aktiviert werden. Sollte dieser Punkt nicht wählbar sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, damit dieser die Funktion global aktivieren kann.

3.Clientseitige Verschlüsselung für einen Datenraum aktivieren

Hinweis
Bitte beachten Sie dabei, dass Sie zuerst die Funktion aktivieren müssen, bevor Sie Dateien hochladen oder untergeordnete Datenräume erstellen. Sollten Sie bereits Dateien hochgeladen oder untergeordnete Datenräume angelegt haben, ist eine nachträgliche Aktivierung der clientseitigen Verschlüsselung für diesen Datenraum nicht mehr möglich.

Nachdem Sie einen Datenraum erstellt haben, können Sie diesen mit der clientseitigen Verschlüsselung verschlüsseln.

Wenn Sie die clientseitige Verschlüsselung für einen Datenraum aktivieren, besteht die Möglichkeit eine zusätzliche Entschlüsselungsmethode per System-Notfallkennwort oder Raum-Notfallkennwort einzustellen. Diese Notfallkennwörter sind notwendig, falls ein Benutzer das Entschlüsselungs-kennwort vergessen sollte. Falls Sie Kein Notfallkennwort verwenden auswählen, können unter Umständen wichtige Dateien nicht mehr entschlüsselt werden und somit verloren gehen.

Wichtig
Die oberste Datenraum-Ebene bestimmt die Verschlüsselung aller untergeordneten Datenräume. Ist also der oberste Datenraum verschlüsselt, werden alle untergeordneten Datenräume ebenfalls verschlüsselt. Ist der oberste Datenraum nicht verschlüsselt, sind auch alle untergeordneten Datenräume nicht verschlüsselt.

4.Einschränkungen für verschlüsselte Datenräume

Wurde die clientseitige Verschlüsselung für einen Datenraum aktiviert, gibt es einige Einschränkungen beim Umgang mit Dateien, Ordnern und Freigaben.

Mit verschlüsselten Datenräumen kann generell auf die gleiche Weise gearbeitet werden wie mit unverschlüsselten Räumen. In unseren DataBox-Clients für Windows und Mac sowie den Apps für Android und iOS werden Sie kaum etwas von der Verschlüsselung bemerken.

Dennoch gibt es technisch bedingt die folgenden Limitierungen für verschlüsselte Datenräume:

  1. Die maximale Dateigröße beträgt (pro Datei) 60 GB.
  2. Das Kopieren oder Verschieben von Dateien aus unverschlüsselten Datenräumen in verschlüsselte Datenräume (sowie umgekehrt) ist nicht möglich. (Jedoch können Dateien aus verschlüsselten in andere verschlüsselte Räume kopiert bzw. verschoben werden.)
  3. Miniaturansichten und Vorschau für Dateien (z.B. Bilddateien) sind nicht verfügbar.
  4. Der Download mehrerer Dateien als einzelne, gebündelte Zip-Datei ist nicht möglich.
  5. Freigaben können lediglich für Dateien, nicht jedoch für ganze Räume oder Ordner erstellt werden.
  6. Freigaben müssen kennwortgeschützt sein.
  7. Freigabekennwörter können nicht per SMS verschickt werden.
  8. Auf den Datenraum kann nicht via WebDAV zugegriffen werden
    (Tipp: Verwenden Sie unsere DataBox Clients für Windows bzw. für Mac, welche clientseitige Verschlüsselung unterstützen).

5.Entschlüsselungskennwort erstmals festlegen

Sobald die clientseitige Verschlüsselung in der DataBox aktiviert wurde, muss jeder Benutzer ein eigenes Entschlüsselungskennwort
festlegen.

Wenn Sie ein Entschlüsselungskennwort festlegen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Entschlüsselungskennwort festlegen.

2. Geben Sie Ihr Entschlüsselungskennwort ein.

3. Abschließend klicken auf Weiter, um Ihr Schlüsselpaar zu generieren.
Die Erstellung wird mit folgender Meldung bestätigt:

Sicherheitshinweis
Das Entschlüsselungskennwort muss 8 Zeichen lang sein, jeweils mindestens einen Groß- und Kleinbuchstaben,
ein Sonderzeichen und eine Ziffer enthalten.

6.Dateien in einen verschlüsselten Datenraum hochladen

Um eine Datei hochzuladen, klicken Sie im Datenraum auf die Schaltfläche +Dateien (s. Schaubild)

Schlatfläche Dateien hochladen Schaubild

Im darauffolgenden Fenster nutzen Sie entweder die Schaltfläche „Dateien auswählen

Dateien hochladen Drag&Drop Schaubild


Es öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der Datei;

Datei auswählen

oder Sie ziehen per „Drag & Drop“ die Datei in das entsprechend gekennzeichnete Feld

Drag&Drop Schaubild

Anschließend können Sie noch eine Anmerkung hinzufügen, ein Ablaufdatum festlegen oder die
Klassifikation der Datei bestimmen.

Datei hochladen

Nach erfolgreichem Hochladen der Datei erhalten Sie folgende Benachrichtigung:

Datei erfolgreich hochgeladen

Hinweis
Damit andere Benutzer des Datenraums die Dateien entschlüsseln können, benötigt dieser einen Dateischlüssel. Dieser wird
automatisch generiert, wenn Sie auf „Verschlüsselte Dateien für alle berechtigten Benutzer jetzt verwendbar machen“ klicken
und im Anschluss Ihr Entschlüsselungskennwort eingeben.
verschlüsselter Raum

Es öffnet sich nach dem Anwählen folgendes Eingabefenster

Entschlüsselungskennwort eingeben

Nach erfolgreicher Eingabe des Entschlüsselungskennwortes bestätigt folgende Benachrichtigung, dass alle auf diesen Raum
berechtigte Nutzer die hochgeladene Datei verwenden können:

Bestätigung Daten sind hochgeladen

7.Dateien aus einem verschlüsselten Datenraum herunterladen

Um eine Datei herunterzuladen, klicken Sie auf die gewünschte Datei.

Im darauffolgenden Fenster müssen Sie Ihr Entschlüsselungskennwort eingeben und mit Weiter bestätigen.

Anschließend startet der Download-Prozess automatisch.

Hinweis
Falls Sie Ihr Entschlüsselungskennwort vergessen haben, besteht die Möglichkeit die Datei per System-Notfallkennwort oder
Raum-Notfallkennwort zu entschlüsseln, falls Sie eines dieser beiden Verfahren vorab aktiviert haben.
Informationen hierzu finden Sie in Abschnitt 9. System Notfallkennwort

8.Entschlüsselungskennwort ändern/neu festlegen

Wenn Sie das Entschlüsselungskennwort ändern und ein neues Entschlüsselungskennwort festlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:


Klicken Sie auf oben auf Ihre Email Adresse, um in das Benutzer Profil zu gelangen.

Entschlüsselungskennwort ändern

Klicken Sie auf Entschlüsselungskennwort löschen.

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, indem Sie den Haken setzen und auf "Ja, mein Entschlüsselungskennwort löschen" klicken.

Sicherheitshinweis Kennwort löschen

Sie erhalten dann umgehend folgende Statusmeldung:

kennwort gelöscht

Im Anschluss können Sie ein neues Entschlüsselungskennwort festlegen oder auf Abbrechen klicken
und ohne Entschlüsselungskennwort weiterarbeiten.

WICHTIG:
Nach dem Löschen werden Sie in keinem clientseitig verschlüsselten Datenraum mehr die Möglichkeit haben, Dateien herunterzuladen und zu entschlüsseln. Es gibt möglicherweise clientseitig verschlüsselte Dateien, auf die nur Sie Zugriff haben
(beispielsweise in Räumen, die Sie allein verwenden). Diese Dateien werden unwiderruflich gelöscht!

Damit Sie wieder Zugriff auf clientseitig verschlüsselte Dateien haben, muss ein anderer Benutzer des verschlüsselten Datenraums auf die Schaltfläche „Verschlüsselte Dateien für alle berechtigten Benutzer jetzt verwendbar machen“ klicken.

verschlüsselter Raum

9.System Notfallkennwort

Wenn Sie auf bereits vorhandene Dateien in einem verschlüsselten Datenraum zugreifen möchten, aber erst im Nachhinein das Verschlüsselungskennwort festgelegt haben, dann muss Ihnen zuerst ein anderer Benutzer des verschlüsselten Datenraums den Zugriff erteilen.

Als Alternative könnten Sie Ihr System-Notfallkennwort oder Ihr Raum-Notfallkennwort zur Entschlüsselung der Datei eingeben, falls Sie eines dieser beiden Verfahren aktiviert haben.

Wählen Sie einfach die gewünschte Datei aus

Sie bekommen eine Eingabeaufforderung für das Entschlüsselungskennwort.
Wählen Sie bitte den Reiter"Raum-Notfallkennwort"

Raum Notfallkennwort

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